In unserem ersten Beitrag rund um Veranstaltungen haben wir schon einen kurzen Überblick zu den Chancen gegeben, die sich durch die COVID-19-Pandemie für Veranstalter ergeben haben – natürlich neben all den negativen Auswirkungen. Dabei wurde bereits angesprochen, dass neben all den Daten vor allem die Experience für die Teilnehmer im Fokus stehen sollte. Was wir damit meinen, erklären wir heute etwas genauer.
Echte Erlebnisse im virtuellen Raum
Warum hat man sich vor COVID-19 für die Teilnahme an einer Veranstaltung, insbesondere im geschäftlichen Kontext, entschieden? Ein wichtiger Faktor waren die Themen des Events, sicherlich auch die Zielgruppe, also die anderen Teilnehmer. Doch diese beiden Punkte helfen in der Praxis nur wenig, wenn sich der Organisator nicht auch Gedanken dazu gemacht hat, wie sie bestmöglich inszeniert werden können.
Man muss sich das ein wenig wie im Zirkus vorstellen: Der beste Akrobat kommt ohne Atmosphäre, dramatische Musik und die passende Ausleuchtung kaum zur Geltung. Bei physischen Veranstaltungen, die offline stattfinden, leuchtet das schnell ein – im virtuellen Raum wird das Ganze schon schwieriger.
Doch während ein gutes Gespräch mit einem neuen Kontakt, ein großartiger Referent oder eine beeindruckende Performance bei einem analogen Event noch vieles retten kann, sorgt eine schlechte Experience bei einer virtuellen Veranstaltung in der Regel zum Abbruch des Teilnehmers.
Wer seine virtuellen Teilnehmer beeindrucken, an sich binden und zu Wiederholungstätern machen möchte, muss sich also intensive Gedanken rund um etwas machen, das für App- und Web-Entwickler längst zum Alltag gehört: Die digitale User Experience.
Atmosphäre und Seele
Wir alle haben 2020 an unzähligen Konferenzen via Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout oder Skype teilgenommen. Unsere Bildschirme waren voll von Kachelbilder der verschiedenen Teilnehmer. Und es ist wohl kein Geheimnis, denn wir haben es alle im Selbstversuch erlebt: Für längere Sessions ist das keine Lösung.
Virtuelle Veranstaltungen müssen dem Teilnehmer mehr bieten, sie müssen eine eindeutig erkennbare Atmosphäre im virtuellen Raum schaffen – sodass Marke, Themen und Teilnehmer erlebbar werden.
Dazu gehört im ersten Schritt die Plattform für die Umsetzung des Formats. Sie muss nutzerfreundlich und einfach zu bedienen sein, auf jedem Endgerät funktionieren, individuell gestaltet sein und dem Look & Feel des Formats gerecht werden. Sie muss außerdem in der Lage sein, die Inhalte der Veranstaltung in verschiedenen Medientypen bereitzustellen – Videos, Texte, Slidedecks und Live-Streams. Ja, es darf nicht darum gehen, einfach nur einen Live-Stream umzusetzen, auch ein virtuelles Event benötigt einen passenden Rahmen.
Virtuelle Zufallsbekanntschaften
Das Networking ist einer der wichtigsten Gründe für die Teilnahme an Business-Events. Wir möchten neue Kontakte kennenlernen und bei Konferenzen oder Messen fiel uns das immer besonders leicht. An der Bar, an einem Ausstellungsstand, zufällig im Publikum eines Vortrags, in der Mittagspause: Es gab immer eine Menge Möglichkeiten, um mit Gleichgesinnten oder Andersdenkenden in Kontakt zu kommen.
Auch bei virtuellen Veranstaltungen müssen solche Kontaktanlässe und -möglichkeiten geschaffen werden. Und hier kommen Daten ins Spiel. Je mehr wir über einen Teilnehmer und seine Interessen wissen, desto besser können wir ihm spannende Kontakte vorschlagen. Was sonst durch Zufall passierte, müssen wir digital mit Technologie nachbilden – und können es durch die Daten sogar weiter optimieren.
Wenn diese Kontaktmöglichkeiten dann auch noch proaktiv im vorhin beschriebenen Rahmen der Veranstaltung und ihrer User Experience eingebunden sind, werden solche Möglichkeiten auch gerne von den Teilnehmern genutzt.
Neue inhaltliche Formate
Und noch ein letzter Punkt, der gar nicht so viel mit der Technik einer virtuellen Veranstaltung zu tun hat: Es bringt nur wenig, wenn ein Konferenzformat nun 1:1 im digitalen Raum umgesetzt wird. Digitale Events benötigen mehr Dynamik, Geschwindigkeit, Abwechslung und mehr Entertainment.
Niemand möchte einem einstündigen PowerPoint-Vortrag an seinem Bildschirm folgen. Fokussierte Formate von 10-15 Minuten funktionieren deutlich besser. Wenn sie dann auch noch durch Videos und passenden Sound-Effekten oder gar Musik angereichert werden, wird es für den Teilnehmer sogar noch abwechslungsreicher.
Fazit
Virtuelle Veranstaltungen können funktionieren. Aber nur dann, wenn sie individuell umgesetzt werden und nicht nur eine digitale Kopie des analogen Originals sind. Die Inhalte müssen adaptiert werden, neue Formate müssen geschaffen werden und es muss ein ansprechender, passender, einfach zu bedienender Rahmen entwickelt werden, der dem Ganzen auch eine Event-Atmosphäre vermittelt.