Wer von Kanban schon einmal etwas gehört hat, denkt vermutlich direkt an eine Art virtuelles oder sogar physisches Board, auf dem Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen eines Projektes oder Teams festgelegt und geplant werden. Tatsächlich versteckt sich hinter Kanban aber noch viel mehr als das allseits beliebte To-Do-Board – es geht vielmehr um dessen Funktionsweise und Mechanik.
David J. Anderson hat die Kanban-Methodik erstmals für IT-Projekte eingesetzt. Genauer gesagt kamen sie zunächst im Bereich der Softwareentwicklung und des Softwaresupports bei Motorola und Microsoft zum Einsatz. Der Vorteil, der jedem direkt ins Auge sticht: Alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind mit ihrem jeweiligen Status auf einen Blick sichtbar – das gesamte Projekt oder Team wird dadurch direkt transparent. Auch die Abhängigkeiten unter den jeweiligen Aufgaben werden so sichtbar.
Wird dann die Menge an maximal gleichzeitig zu bearbeitenden Tasks limitiert, also die Summe der in “Work in Progress” stehenden Aufgaben begrenzt, lässt sich der Fokus innerhalb eines Teams schärfen. Angefangene Arbeit wird dadurch zuerst abgeschlossen, bevor eine neue Aufgabe angenommen wird. Gleichzeitig werden Teammitglieder dadurch quasi verpflichtet, sich eine neue Aufgabe zu nehmen, wenn sie einen Task abgeschlossen haben. Dieses Pull-Prinzip sorgt also für eine eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben – und vermeidet den Eindruck, dass jedes Teammitglied mit Arbeit überladen wird.
Ziel ist es also, dass die Mitglieder eines Teams oder Projektes fokussierter, konzentrierter und damit effizienter an einer Aufgabe arbeiten, bevor sie wieder an fünf neuen Tasks arbeiten. Mit weniger Stress werden so letztlich nicht nur Fehler vermieden, sondern auch die Motivation im Team hoch gehalten.